At få ansvaret for at planlægge firmafest. Det er lidt som at blive valgt til holdkaptajn i skolegården. I starten føles det som en ære. Men hurtigt rammer virkeligheden: Du skal nu forsøge at gøre alle glade. Lige fra den 22-årige marketing-praktikant, der vil have cocktails og DJ, til den 62-årige bogholder, der bare vil have en god bøf og sidde ned.
Når du skal planlægge firmafest, står du overfor en opgave, der kan virke overvældende. Men pust ud. Det kan godt lade sig gøre. Jeg har set over 1000 firmafester indefra gennem mine 25 år som festunderholder, og jeg kan afsløre en hemmelighed: En succesfuld firmafest handler ikke om at have det største budget. Det handler om at have den bedste plan.
Derfor har jeg lavet den her guide til dig. Ikke en kedelig, corporate en af slagsen, men en praktisk guide baseret på, hvad der rent faktisk virker ude i den virkelige verden.
Hvorfor er det vigtigt at planlægge firmafest ordentligt?
Før vi går i gang med tjeklisten, lad os lige tale om, hvorfor det overhovedet er vigtigt. En firmafest er ikke bare en fest. Det er en investering i jeres virksomhedskultur. Det er en mulighed for at styrke sammenholdet mellem medarbejdere, der normalt kun mødes i mødelokaler eller ved kaffemaskinen.
En velplanlagt firmafest kan:
•Styrke relationerne mellem kolleger på tværs af afdelinger
•Vise medarbejderne, at de er værdsat
•Skabe fælles minder og interne jokes, der binder teamet sammen
•Give folk en velfortjent pause fra hverdagen
Men en dårligt planlagt firmafest? Den kan have den modsatte effekt. Folk føler sig tvunget til at være der. De keder sig. De tæller minutter til, de kan tage hjem. Og næste år, når du inviterer til firmafest, er der pludselig mange, der “desværre har noget andet”.
Så ja, det er vigtigt at gøre det ordentligt.
Hvornår skal du begynde at planlægge firmafest?
Det korte svar: Så tidligt som muligt. Ideelt set bør du starte planlægningen 3-6 måneder før arrangementet. Det giver dig tid til at:
•Finde det perfekte lokale (de gode lokaler bliver hurtigt booket)
•Booke den rigtige underholdning (de gode underholde er også hurtigt booket)
•Forhandle priser med leverandører
•Koordinere med kollegers kalendere
•Håndtere uforudsete problemer (og dem kommer der altid)
Hvis du planlægger en julefirmafest, skal du starte allerede i august eller september. Jeg ved, det lyder tidligt. Men tro mig, alle andre virksomheder planlægger også deres julefrokost, og der er kun et begrænset antal fredage og lørdage i december.
Den ultimative tjekliste når du skal planlægge firmafest
1. Budgettet: Hvad koster gildet?
Alt starter her. Før du overhovedet tænker på temaer eller underholdning, skal du kende dit budget. Det er den mindst sjove del, men den vigtigste.
Vær realistisk. Husk at inkludere alt:
•Lokale-leje
•Mad og drikke
•Underholdning
•Dekoration
•Transport (hvis relevant)
•En buffer på 10-15% til uforudsete udgifter
Ifølge Dansk Erhverv bruger danske virksomheder i gennemsnit mellem 500-1500 kr. per person på en firmafest. Men det kan variere enormt afhængigt af, hvad I vil have.
Min erfaring: Jeg har set fester for 50.000 kr., der var sjovere end fester for 500.000 kr. Det handler ikke om pengene, men om hvordan du bruger dem. En god underholder til 15.000 kr. kan skabe mere værdi end en dyr middag, folk alligevel ikke husker dagen efter.
2. Dato og lokale: Sæt kryds i kalenderen
Find en dato, der passer de fleste. Send gerne en lille survey ud til medarbejderne for at finde den bedste dato. Undgå:
•Ferieperioder (påske, sommer, jul)
•Store sportsbegivenheder (medmindre det er en del af temaet)
•Mandage (folk er trætte efter weekenden)
•Fredage i sommermånederne (folk vil gerne på sommerhus)
Book lokalet i god tid, især hvis det er i julefrokostsæsonen. Overvej beliggenhed – er det let at komme til og fra for alle? Er der parkering? Er der god offentlig transport?
Min erfaring: Et lokale med god akustik er guld værd. Der er intet værre end en fest, hvor man skal råbe for at tale sammen, eller hvor underholdningen drukner i rumklang. Spørg altid lokalet om deres akustiske forhold, især hvis I er mange gæster.
3. Gæstelisten: Hvem skal inviteres?
Det lyder som en simpel opgave, men det kan faktisk være ret kompliceret. Skal partnere med? Hvad med tidligere medarbejdere? Praktikanter?
Mit råd: Vær konsekvent. Hvis partnere er inviteret, skal det gælde for alle. Intet er værre end at skabe en følelse af, at nogle er mere vigtige end andre.
Og husk at sende invitationen ud i god tid – mindst 4-6 uger før arrangementet. Folk har travle kalendere, og du vil gerne have så mange som muligt med.
4. Mad og drikke: Vejen til hjertet…
…går som bekendt gennem maven. Buffet er ofte en god løsning, da der er noget for enhver smag. Husk at spørge ind til allergier og kostpræferencer. I 2025 er der flere vegetarer og veganere end nogensinde før, så sørg for at have gode alternativer.
Og sørg for, at der er rigeligt med drikkevarer – både med og uden alkohol. Ikke alle drikker alkohol, og de skal også føle sig velkomne.
Min erfaring: En velkomst-drink er en fantastisk isbryder. Den signalerer med det samme, at nu er det tid til at slappe af og hygge sig. Det kan være en cocktail, et glas champagne eller bare en fancy mocktail.
5. Temaet: Skal vi klædes ud?
Et tema kan være en sjov måde at ryste folk sammen på, men det kan også være en stressfaktor. Hvis du vælger et tema, så gør det simpelt. “Casino Night”, “80’er Fest” eller “Galla” er temaer, de fleste kan være med på uden at skulle bruge en formue på et kostume.
Men vær opmærksom: Ikke alle elsker at klæde sig ud. Nogle føler sig ukomfortable i kostumer. Så gør det frivilligt, aldrig obligatorisk.
Min erfaring: Det bedste “tema” er ofte bare “en aften med god stemning”. Lad folk komme, som de er. Det vigtigste er, at de føler sig godt tilpas. En elegant “smart casual” dress code er ofte det bedste kompromis.
6. Underholdningen: Her du vinder (eller taber)
Dette er aftenens højdepunkt. Det er her, du kan skabe den fælles oplevelse, folk vil tale om i månedsvis. Når du skal planlægge firmafest, er valget af underholdning afgørende.
Du kan vælge:
•Et liveband
•En DJ
•En tryllekunstner
•En komiker
•En kombination (som mit show med komik, trylleri og fupfotografi)
Uanset hvad du vælger, så book en professionel. Der er intet, der kan dræbe stemningen som en DJ, der spiller forkert musik, eller en komiker, der ikke er sjov. Undersøg markedet, se videoer og læs anmeldelser på Trustpilot eller Google.
Min erfaring: Den bedste underholdning er den, der involverer gæsterne uden at udstille dem. Den, der får folk til at grine sammen. Det er præcis det, jeg har specialiseret mig i. Jeg bryder isen som fupfotograf og samler folk med et show, der er skræddersyet til jer. Og så får I alle billederne bagefter – normalt omkring 80 stykker.
7. Tidsplanen: Hvad sker der hvornår?
Lav en løs tidsplan for aftenen. Det sikrer et godt flow og undgår “døde” perioder, hvor folk keder sig.
En typisk tidsplan kunne se sådan ud:
•18:00 – Velkomst og drinks
•18:30 – Middag serveres
•19:30 – Taler (hold dem korte!)
•20:00 – Underholdning
•21:00 – Kaffe og dessert
•21:30 – Fri dans / mingel
Del tidsplanen med toastmasteren og de vigtigste leverandører (inklusive mig!). Det sikrer, at alle ved, hvad der skal ske hvornår.
Min erfaring: Læg underholdningen efter hovedretten. Der er folk mætte og glade, og de har fået lidt at drikke. Det er det perfekte tidspunkt at fange deres opmærksomhed. Og hold talerne korte – maksimalt 5 minutter per tale. Folk vil gerne hygge sig, ikke sidde og lytte til lange taler.
8. Kommunikation: Hold alle opdateret
Send en “save the date” så tidligt som muligt. Følg op med en formel invitation 4-6 uger før. Og send en reminder en uge før arrangementet med praktisk information:
•Adresse og vejbeskrivelse
•Parkering / offentlig transport
•Dress code
•Tidsplan
•Kontaktperson på dagen
Jo bedre kommunikation, jo færre spørgsmål får du på selve dagen.
9. Plan B: Hvad hvis noget går galt?
Der går altid noget galt. Det er en lov. Måske bliver underholdningen syg. Måske leverer cateringen den forkerte menu. Måske går lyden i stykker.
Hav altid en plan B:
•Backup kontaktinfo på alle leverandører
•En person, der kan træde til som toastmaster
•Ekstra kabler, forlængerledninger osv.
•En god attitude (folk husker sjældent de små fejl, hvis stemningen er god)
Efter festen: Følg op
Når festen er overstået, er dit arbejde ikke helt færdigt. Send en tak-mail til alle deltagere. Del billeder fra aftenen (hvis I har fået taget nogle). Og bed om feedback – hvad fungerede godt? Hvad kunne gøres bedre næste gang?
Den feedback er guld værd, når du skal planlægge firmafest næste år.
Konklusion: Du er nu klar til at planlægge firmafest
Sådan. Nu har du den komplette guide. At planlægge firmafest behøver ikke at være en sur pligt. Se det som en mulighed for at skabe en uforglemmelig aften for dine kolleger. En aften, der styrker sammenholdet og giver et velfortjent pusterum.
Og husk: Det vigtigste er ikke, at alt er perfekt. Det vigtigste er, at folk har det sjovt. At de føler sig værdsat. At de går hjem med et smil på læben og en god historie at fortælle.
Hvis du vil have hjælp til underholdningen, når du skal planlægge firmafest, så ved du, hvor du kan finde mig. Jeg har gjort det her i over 20 år, og jeg elsker det stadig. Jeg lover at gøre mit for, at din fest bliver en succes.
.png "Kasper Jensen")
.png "Lisbeth Middelfart")
.png "Lone Høj")
